Ugovorima o održavanju programskog proizvoda Crolist između pojedinih korisnika programa i tvrtke Unibis d.o.o. kao davatelja usluga, uređeno je međusobno komuniciranje o zahtjevima za novim mogućnostima programske podrške. Svaka ugovorna strana imenuje stručnog voditelja projekta Crolist. Stručni voditelji kod korisnika analiziraju probleme u radu programske podrške u svojim i drugim knjižnicama i dostavljaju voditelju projekta davatelja usluge zahtjeve za izmjenama i dogradnjama u programskoj podršci primjenjive u svim knjižnicama. Na temelju dostavljenih zahtjeva, stručni voditelj Unibisa sastavlja plan daljnjeg razvoja programske podrške za sljedeći jednogodišnji period.
Ugovorima o održavanju je predviđeno i održavanje okruglih stolova predstavnika davatelja usluga i korisnika. Svrha tih okruglih stolova je međusobna razmjena iskustava između korisnika, neposredno upoznavanje davatelja usluga s problemima koje imaju korisnici, edukacija korisnika, kao i prezentacija novorazvijenih mogućnosti Crolista krajnjim korisnicima, te njihovo upoznavanje s planovima i smjernicama daljnjeg razvoja programske podrške. Za osiguravanje prostora i infrastrukture za održavanje okruglih stolova zaduženi su korisnici usluga.
Kako bi olakšala komunikaciju o razvoju knjižničnog softvera između korisnika Crolista i tvrtke Unibis, Udruga periodično prikuplja, objedinjava i konačno definira prijedloge novih mogućnosti softvera od članica, a zatim organizira okrugli stol na kojem se o tome raspravlja.
Rad na predlaganju razvoja zajedničkog knjižničnog softvera organiziran je tako da voditelji projekta Crolist kod članica, okupljeni u Koordinaciju za održavanje i razvoj zajedničkog softvera, dostavljaju svoje primjedbe i prijedloge Stručnom vijeću. Stručno vijeće ih zatim prosljeđuje Vijeću, koje ih potvrđuje i dostavlja Unibisu d.o.o.,nakon čega se organizira okrugli stol, u pravilu u sklopu održavanja Skupštine Udruge.
Obrazac za prikupljanje prijedloga ispravaka i nadogradnji programa Crolist.